Comment s’organiser en tant que freelance ?

Une bonne organisation est la clé de l’efficacité dans tout type de travail, salarié ou freelance. Mais quand vous êtes à votre compte, l’organisation est cruciale car elle va vous permettre de générer la satisfaction de vos clients et l’augmentation de votre chiffre d’affaires. 

Apprendre à bien s’organiser et travailler est donc essentiel quand on se lance à son compte, mais il est important de ne pas oublier de toujours se réajuster en cours de route. Souvent, par manque de temps et avec “la tête dans le guidon”, on oublie de se recentrer et de checker les potentiels moments de perte de temps.

Voici donc quelques conseils pour s’organiser au mieux en tant que freelance. Si vous avez besoin d’un suivi plus poussé, n’hésitez pas à rejoindre ma formation pour devenir freelance.

Organiser ses journées en tant que freelance

Devenir freelance, c’est avoir l’occasion rêvée d’organiser son emploi du temps (presque) comme on le souhaite. Bien sûr, il existe certaines contraintes en fonction de vos missions et de vos clients.

Voici quelques conseils pour ne pas vous éparpiller et travailler de manière efficace afin d’atteindre vos objectifs.

Respecter son rythme biologique

Si vous avez connu une activité salariée, vous avez sûrement remarqué que tous vos collègues ne se ressemblaient pas : certains étaient “du soir”, et d’autres “du matin”. 

Travailler en tant que freelance est une vraie chance de suivre son rythme biologique, car ce dernier ne peut pas être complètement modifié : vous êtes nés comme ça. Apprenez à vous connaître, et privilégiez le travail lorsque vous êtes en forme. 

Vous êtes plutôt du matin ? Alors mettez votre réveil et travaillez, en vous accordant des pauses au fil de la journée. Vous savez alors qu’il ne faut pas réserver les tâches les plus difficiles en fin de journée. 

Si au contraire, vous êtes du soir, autorisez-vous des grasses matinées mais travaillez beaucoup le soir. En revanche, évitez d’envoyer des emails après 19h : vous pouvez les programmer pour qu’ils s’envoient le lendemain. 

Prévoir ses tâches la veille (au minimum)

Pour gagner en productivité, il est important de savoir exactement ce qu’on doit accomplir pendant sa journée de travail. Et il est facile d’oublier une de ses missions, surtout quand on est débordé.

Selon vos préférences, vous pouvez fonctionner via des To-Do lists, ou utiliser des applications comme Asana ou même l’option “To Do” de Outlook.

Chaque jour, parcourez vos tâches et réalisez-les par ordre de priorité ou de difficulté.

Rester concentré

Quand on travaille de chez soi, les tentations et les distractions sont nombreuses. Voici donc quelques conseils pour rester concentré :

• Avoir un bel espace de travail lumineux et aéré. En plus, un bureau bien aménagé vous évitera de perdre du temps et vous motivera davantage à travailler.
• Investir dans un casque antibruit si besoin,
• Mettez votre téléphone en mode silencieux pour ne pas être distrait par les notifications,
• S’autoriser des pauses quand le cerveau sature : mieux vaut prendre 10 minutes de pause que de travailler sans concentration pendant une heure. D’ailleurs, il existe une méthode nommée “Pomodoro”, qui consiste à travailler pendant 25 minutes puis à faire 5 minutes de pause. Vous pouvez utiliser un timer pour ne pas manquer vos temps de pause.

Traitez vos emails

On a tendance à oublier de consulter ses nouveaux emails lorsque le travail s’accumule. Pourtant, il peut s’agir d’informations urgentes ou de nouvelles demandes de clients.

Chaque jour, prévoyez absolument un créneau de 15 minutes minimum pour consulter vos emails. Même si vous ne pouvez pas tous les ouvrir, parcourez en un clin d’œil les plus importants pour ne pas vous laisser déborder. Le reste de la journée, fermez l’onglet de vos emails pour ne pas vous laisser déconcentrer par les notifications successives. 

En revanche, fixez vos limites avec vos clients et ne répondez pas à tout moment du jour et de la nuit.

Évitez le multitâches

Vouloir faire plusieurs choses à la fois est rarement une bonne idée en freelancing, et encore moins de travailler sur plusieurs clients à la fois. Gare aux erreurs !

C’est pourquoi il est primordial de savoir quoi faire dans votre journée, et d’organiser votre travail en conséquence, une tâche à la fois.

N’hésitez pas à alterner les tâches longues et les tâches courtes pour avoir la satisfaction du travail accompli, qui vous donnera encore plus de motivation !

Les outils pour s’organiser en tant que freelance

De nombreuses applications et outils en ligne existent maintenant pour vous faciliter la vie en tant que freelance. Certaines sont payantes, ne sélectionnez que celles dont vous avez vraiment besoin.

Asana

Asana est un outil de gestion de tâches, qui est très pratique quand on travaille en équipe.

L’outil permet d’attribuer une tâche à un collaborateur en indiquant une date de fin. L’interface permet directement de savoir ce qu’il y a à faire.

Trello

Trello est un outil idéal pour le suivi de projets. Il s’utilise seul ou en équipe.

Il fonctionne à travers un système de cartes, qu’il faut faire glisser à l’étape suivante lorsque la mission est effectuée. Il est possible de tagguer et de communiquer avec ses collaborateurs. 

Trello est idéal pour que toute l’équipe aie une vision d’ensemble d’un projet.

Facture.net

Si la gestion des factures est votre point faible, n’hésitez pas à utiliser un outil en ligne tel que facture.net. 

Il vous permettra de gagner du temps afin de pouvoir vous consacrer à vos missions.

Toggl

Cet outil de timetracking vous permet de savoir exactement combien de temps vous travaillez pour chaque client. Il est idéal pour vos bilans mensuels, afin de connaître votre taux horaire si le prix est fixe.

Bien sûr, vous pouvez obtenir le même résultat gratuitement en notant tout sur un tableau Excel, mais cela demande de la rigueur.

C’est toutefois indispensable pour réajuster vos prix si nécessaire. Le risque avec les missions au forfait est en effet de mal estimer le temps de travail nécessaire. 

Clockify.me

Si vous recherchez un timetracker gratuit et efficace, optez pour clockify.me ! C’est mon préféré et celui que j’utilise au quotidien. 

Il est très complet et vous permet de suivre l’avancement de vos tâches au jour le jour !